第一章總則
第一條為規(guī)范學(xué)校合同管理，防范合同風(fēng)險，維護學(xué)校合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱合同是指湖南女子學(xué)院作為獨立的民事主體在參與社會經(jīng)濟和民事活動中與其它平等主體的自然人、法人或其它組織之間為明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系所訂立的書面協(xié)議。
第三條合同管理遵循防范風(fēng)險和責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一的原則。
第四條合同管理實行統(tǒng)一指導(dǎo)監(jiān)督、分類管理、各負其責(zé)的制度。
第二章合同的分級分類管理
第五條為方便有效管理合同，依據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，學(xué)校將合同分為重大合同、重要合同、一般合同。
（一）重大合同：合作辦學(xué)合同；以學(xué)校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營的合同；學(xué)校無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓的合同；涉外合同；債權(quán)債務(wù)的清償合同；融資借款合同；合同標(biāo)的金額在人民幣50萬元及以上的合同；事項重大抑或法律關(guān)系復(fù)雜的合同；對學(xué)校發(fā)展可能產(chǎn)生重大影響的合同。
（二）重要合同：合同標(biāo)的金額在人民幣5萬元及以上，50萬元以下的合同；招生、人員聘用等非經(jīng)濟類合同；對學(xué)校發(fā)展可能產(chǎn)生較大影響的合同。
（三）一般合同：承辦部門在職能范圍內(nèi)為從事正常業(yè)務(wù)所簽訂的標(biāo)的金額在人民幣5萬元以下的合同；沒有標(biāo)的金額約定的合同；不涉及經(jīng)濟關(guān)系的合同；對學(xué)校發(fā)展影響較小的合同。
第六條承辦部門是合同訂立、履行的第一責(zé)任單位，負責(zé)合同文本的起草、擬定、送審、報批及合同履行管理等工作，負責(zé)對上級相關(guān)政策規(guī)定的貫徹落實，負責(zé)確定部門專人作為合同管理人員。
第七條學(xué)校各職能部門根據(jù)其職責(zé)范圍，分類管理相關(guān)合同，是合同的業(yè)務(wù)主管部門。負責(zé)合同的前期指導(dǎo)、論證、內(nèi)容的全面審查及履行過程的監(jiān)督檢查等。
第八條院長辦公室負責(zé)合同管理制度的制定完善；負責(zé)學(xué)校合同的統(tǒng)一管理，包括合同專用章的管理、合同流程管理、合同登記備案、合同檔案管理、法律顧問的聘請與聯(lián)絡(luò)等，以及與合同管理相關(guān)的協(xié)調(diào)工作。
第九條學(xué)校聘請法律顧問，協(xié)助合同的起草、修改、審查，參與重大合同談判，參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動。
第十條規(guī)范合同格式，合同原則上應(yīng)采用國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，沒有標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)分類制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并經(jīng)法律顧問審定，報院長辦公室備案。
第三章合同的立項與起草
第十一條凡列入年度預(yù)算或不涉及資金使用的項目，可直接進行合同立項。凡未列入年度預(yù)算的項目，須在落實資金來源、或按規(guī)定程序批準(zhǔn)后方可立項。
第十二條凡以學(xué)校名義對外發(fā)生權(quán)利義務(wù)關(guān)系的事項，達到人民幣2萬元（含2萬元）以上都應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。嚴禁拆分合同金額規(guī)避合同管理的行為。
除學(xué)校明確要求簽訂書面合同的事項之外，對于單件單價小、可及時結(jié)清的和同類分批購置的物資設(shè)備以及小型維修維護等不滿人民幣2萬元的經(jīng)濟事項，可以不簽訂合同（租車、公房出租合同除外）。
對于人民幣5萬元以下的經(jīng)濟合同，須經(jīng)承辦部門召開部門會議集體研究，并在審簽單上注明研究時間及研究結(jié)論。
第十三條承辦部門及相關(guān)單位（部門）須從維護學(xué)校權(quán)益出發(fā)，根據(jù)《合同法》及相關(guān)規(guī)定，在對合同當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資信情況、委托代理權(quán)限進行調(diào)查、對合作事項的可行性與合法性進行必要論證后，按照學(xué)校統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)合同文本和學(xué)校相關(guān)制度要求開展合同文本起草工作。合同的基本要素應(yīng)齊全，條款應(yīng)明確、具體。
合同的主要內(nèi)容應(yīng)包括：當(dāng)事人姓名（名稱）和住所，合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、酬金及結(jié)算方式，雙方的權(quán)利義務(wù)，合同對方各種承諾及優(yōu)惠條件，審計約定及費用支付辦法，履約期限、地點和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法等。
第十四條起草合同文本前需要進行談判的，承辦部門應(yīng)將談判相關(guān)事宜向分管院領(lǐng)導(dǎo)匯報；對于影響重大、專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。協(xié)商或談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保存。
第四章合同的審查與訂立
第十五條嚴禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自以湖南女子學(xué)院或?qū)W校所屬單位名義對外簽訂合同，嚴禁違規(guī)簽訂擔(dān)保、投資和借貸合同。
第十六條承辦部門完成合同文本起草后,應(yīng)按照要求進入審查程序。招標(biāo)采購合同的審簽按照《湖南女子學(xué)院招標(biāo)采購合同管理辦法》中相關(guān)要求進行。非招標(biāo)采購合同按照本管理辦法中的《合同（非招標(biāo)采購）審簽單》（附表1）要求通過相應(yīng)的審查程序。對標(biāo)準(zhǔn)格式合同、使用已經(jīng)備案的格式文本且內(nèi)容未發(fā)生關(guān)鍵性變化的合同，由承辦部門提出認定意見按相關(guān)程序?qū)徟刹唤?jīng)法律顧問審查。對于涉及相關(guān)部門業(yè)務(wù)的合同，需經(jīng)相關(guān)部門會審。
對于重大合同，業(yè)務(wù)管理部門可會同承辦部門召開由有關(guān)部門及專家參加的合同審查會，進行會商審查；對于重要合同和一般合同，也可根據(jù)需要召開合同審查會或征求有關(guān)專家意見。
第十七條有關(guān)審查部門要分工協(xié)作，各負其責(zé)，共同為維護學(xué)校利益把好關(guān)。審查部門（人員）主要職責(zé)：
（一）業(yè)務(wù)主管部門。主要負責(zé)審查與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同內(nèi)容、條款、可行性、經(jīng)濟性、合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險以及合同對方當(dāng)事人的資信等。
（二）招標(biāo)與采購管理中心。主要審查合同是否符合招標(biāo)與采購管理規(guī)定，合同內(nèi)容是否與招標(biāo)采購文件相吻合，合同標(biāo)的金額是否與招標(biāo)采購確定的金額一致。對于標(biāo)的金額人民幣5萬以上但為定點購買服務(wù)以及議標(biāo)等特殊合同，由承辦部門寫明原因，招標(biāo)與采購管理中心予以核實確認。
（三）財務(wù)處。審查合同條款是否符合學(xué)校有關(guān)財經(jīng)政策和財務(wù)管理規(guī)定，合同款項支付是否有經(jīng)費來源保障，資金結(jié)算及付款方式是否合理等。
（四）審計處。根據(jù)內(nèi)部審計規(guī)范審查合同標(biāo)的金額的合法合理性和需要辦理結(jié)算審計的相關(guān)條款。
（五）法律顧問。對合同內(nèi)容和條款的合法性進行全面審查，對履行合同的法律風(fēng)險進行評估，做出通過審查、建議修改或不予通過的明確結(jié)論，并簽署意見。必要時出具法律意見書。院長辦公室負責(zé)將法律顧問的審查意見向承辦部門反饋。由承辦部門與律師溝通，至當(dāng)事雙方無異議。
（六）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。對經(jīng)有關(guān)審查部門審查后的合同簽署意見。存在不確定事項或有爭議的合同應(yīng)提交學(xué)校相關(guān)會議研究后審定。
第十八條承辦部門報送合同進行審核時，應(yīng)指定本部門經(jīng)辦人員具體負責(zé)，不得由其他單位 （部門）人員代辦。審核及會簽部門原則上在收到審簽單及合同文本等相關(guān)資料后的3個工作日內(nèi)將意見反饋給承辦部門完成審核會簽。
第十九條根據(jù)合同類別不同，合同批準(zhǔn)與簽約的權(quán)限如下：
（一）重大合同一般由院長簽署。對于涉及“三重一大”中重大經(jīng)費使用簽訂的合同，須報黨委批準(zhǔn)。
（二）重要合同經(jīng)過必要的審查審批程序后，由院長授權(quán)業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批簽署。
（三）一般合同經(jīng)過必要的審查審批程序后，由院長授權(quán)業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)人簽署。
（四）未經(jīng)院長批準(zhǔn)或授權(quán)，任何單位或者個人不得越權(quán)擅自對外簽訂合同。
第二十條合同定稿文本由院長辦公室負責(zé)打印、蓋學(xué)校合同專用章。
第五章合同的履行與變更
第二十一條承辦部門應(yīng)安排專人對合同的履行進行跟蹤管理，督促具體實施者按照誠實守信原則全面履行合同，同時督促合作方履約。
第二十二條合同具體實施者應(yīng)保存合同履行過程中所產(chǎn)生的相關(guān)材料。因保管不善造成不利后果或者故意銷毀、隱匿合同材料的，學(xué)校依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。
第二十三條在合同履行過程中，確需變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商后，簽訂變更或解除合同文本。由承辦部門提出申請，填寫《湖南女子學(xué)院合同變更（解除）審批表》（附表2）。合同變更金額超過人民幣5萬元（含5萬元）的，還需提交院長辦公會審定。變更或解除合同，必須說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關(guān)系和簽約雙方或多方的權(quán)利與義務(wù)等。程序和審批要求同簽訂合同一致。合同變更后，合同編號不予改變。
第二十四條建立合同履行監(jiān)督審查制度。業(yè)務(wù)主管部門對合同履行實施有效監(jiān)控，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。審計處對合同執(zhí)行情況定期進行內(nèi)部審計，紀委監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處、院長辦公室等部門組成聯(lián)合檢查組，定期檢查合同的履行情況。
第二十五條合同到期后，承辦部門須確認合同是否已按約定履行，如果對方?jīng)]有按合同的約定履行，負責(zé)實施該合同的有關(guān)單位和人員必須立即以書面函件形式通知對方，并及時將出現(xiàn)的問題、擬采取的措施向業(yè)務(wù)主管部門和分管院領(lǐng)導(dǎo)匯報，積極采取措施以防止損失擴大。
第二十六條合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、會議紀要、書面簽證、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報、合同履行記錄及索賠報告等文件、材料均為合同的組成部分，承辦部門應(yīng)及時、妥善地收集、整理和保存。
第二十七條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以貨物交清、工程竣工并驗收合格，價款結(jié)清、無遺留問題為準(zhǔn)。
第六章合同糾紛的處理
第二十八條合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)爭議時，由合同雙方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過調(diào)解或法律訴訟程序解決。
第二十九條因合同履行出現(xiàn)法律糾紛、學(xué)校收到調(diào)解或訴訟的法律文書，由承辦部門及時向業(yè)務(wù)主管部門、分管院領(lǐng)導(dǎo)、院長匯報，業(yè)務(wù)主管部門會同院長辦公室、招標(biāo)與采購管理中心、財務(wù)處、審計處、紀委監(jiān)察處及法律顧問等組成糾紛處理小組，研究確定該合同糾紛解決的具體方案，參與該糾紛的協(xié)商、調(diào)解或者訴訟活動。
第三十條合同糾紛涉及訴訟的，學(xué)校法定代表人可以簽署授權(quán)委托書委托學(xué)校相關(guān)工作人員或律師參與訴訟。
第七章合同的備案與歸檔
第三十一條承辦部門應(yīng)在簽署合同7日內(nèi)，將合同原件一份提交院長辦公室存檔備案。
第三十二條合同履行期間，合同檔案由承辦部門指定專人按照學(xué)校相應(yīng)類別的檔案管理規(guī)定進行分類、整理、立卷。不得隨意處置、銷毀或遺失。另有保密、歸檔等要求的合同，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十三條院長辦公室負責(zé)合同登記、分類、編號并存檔備查。在每年末對學(xué)校當(dāng)年簽訂的合同進行統(tǒng)計清理，編制移交清單，連同合同文本原件及相關(guān)材料一起送交學(xué)校檔案室，學(xué)校檔案室應(yīng)及時按檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理歸檔。
第三十四條合同檔案的保存期限。根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）要求，重大合同、重要合同保存期限為永久，一般合同保存期限為10年。
第三十五條合同檔案保管期滿后，按學(xué)校檔案管理規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定報告由學(xué)校檔案室和業(yè)務(wù)主管部門存查。
第八章責(zé)任追究
第三十六條有下列情形之一，未給學(xué)校造成損失的，對直接責(zé)任者或負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負責(zé)人進行批評教育；給學(xué)校造成經(jīng)濟損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。
（一）承辦部門及經(jīng)辦人未調(diào)查或?qū)徍藢Ψ劫Y信情況，未審查對方主體資格，以致簽約被騙的；
（二）違反程序和規(guī)定擅自對外簽訂合同的；
（三）委托代理人超越學(xué)校委托權(quán)限簽訂合同的；
（四）應(yīng)簽訂書面合同但未簽訂的；
（五）合同承辦部門、業(yè)務(wù)主管部門、審查部門和有關(guān)人員沒有按本辦法的規(guī)定履行職責(zé)的；
（六）丟失或者擅自銷毀、隱匿合同和合同附件，以及合同履行過程中形成的各種函件、單據(jù)等相關(guān)材料的；
（七）在學(xué)校處理合同糾紛的過程中不及時匯報、消極應(yīng)對或不及時提供必要支持的。
第三十七條在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權(quán)謀私，損害學(xué)校利益的，學(xué)校依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第九章附則
第三十八條所有合同要在項目實施前完成審簽工作。若遇到不可抗力的自然災(zāi)害等緊急情況，需進行搶修、搶救而必須立即簽訂的合同，可適當(dāng)簡化程序，由院長授權(quán)委托分管院領(lǐng)導(dǎo)確定，實行事后報告制度。
第三十九條本辦法由院長辦公室負責(zé)解釋。
第四十條本辦法自印發(fā)日起施行。《湖南女子學(xué)院合同管理辦法（試行）》（湘女院通字〔2017〕9號）同時廢止。
：洪玉蓮
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